顧客情報の社内共有のススメ

以前弊社のメルマガで、ITを使った社内での情報共有の記事を掲載させていただきました。今回はその使用例として、顧客情報の社内共有を紹介いたします。中小零細企業ですと、情報共有が上手くされていないことはお話ししました。これはもちろん、お客様の情報も共有されていないことを意味します。「いや、そんなことない」と思う方もいると思います。しかし、名刺の管理はどうされているでしょうか。お客様からいただいた名刺を営業担当者だけが持っている、ということはないでしょうか。これではお客様の情報を一部の人だけ、もしくはバラバラに持っているということです。これでは効率的な営業活動は出来ませんし、お客様はこちらの会社を知っているのに、会った社員はお客様のことを知らない、という事態にもなりかねません。もし情報を共有していればそんなことはないのです。「じゃあ、名刺をコピーでもしてみんなが持つのか？」と感じるかもしれませんが、ここで紹介したいのがITを使った情報共有、ExcelやAccessを使う方法です。

弊社を例に挙げますと、名刺から企業名、フリガナ、郵便番号、都道府県、市区群、条丁目番地、建物、電話、FAX、URLといった企業情報を抽出します。他に相手担当者の情報として、メールアドレス、部署、役職、（もしあったら）携帯電話番号を抽出し、記録しています。これを顧客データベースとして、営業時やメルマガ発行時に役立てています。ハラサワではこれらの情報はAccessを使用し、新規入力及び検索作業をしやすくしてありますが、Accessの使用にはある程度の専門知識が必要なので、Excelを使用しても良いと思います。こうやって作成したファイルを、共有フォルダなどに入れておけば、全員が見ることができ、とても便利です。ハラサワではホームページ設立の際に実施しましたが、社内説明会を開くことも必要です。例えデータベースを作成しても、それを知っている人が限定されていたり使い方を知らなかったりする場合では効果的な使い方とは言えません。

この顧客データベースがあれば営業ができる人を増やすこともできますし、そうでなくても顧客との接触ができる人を増やせるので顧客との関係性を良好にすることもできます。顧客の来訪があったときに、社員全員がその人のことを知っていて的確な挨拶ができれば、顧客からの印象は大きく違うでしょう。情報の共有は多くのことに利用できるのです。