中小企業へのオンライン出退勤管理システムを導入するには？

皆さんは出退勤や労働時間の管理をどのようにされていますでしょうか。以前ハラサワでは紙を差し込んで印刷するタイムカードを使っていました。誰でも使用しやすい、というメリットはありましたが、労働時間の計算するときはタイムカードから時間を計算する必要がありました。手作業で行うため、作業は膨大になり計算ミスも発生していました。この大きな作業時間や計算ミスを無くせないか検討した結果、オンライン出退勤管理という方法にたどり着きました。

オンライン出退勤管理システムには様々な製品及びサービスがあり、どれを選ぶべきか迷いますが、基準としては「どのような機能を使いたいか」と「予算」を優先した方が良いと思います。出退勤管理以外にも休暇申請をオンライン化できたり、36協定の管理までしてくれるものもあります。しかし多機能であれば費用が掛かります。一方、出退勤管理を行うだけでその他の機能は必要ないなら無料のサービスもあります。

実際に使うオンライン出退勤管理システムが決まってもすぐに使えるわけではありません。既存の勤怠データを新しいシステムに移行し、必要な設定やカスタマイズを行う必要があります。これを行わないと必要な記録がされない可能性もあります。同時にセキュリティの対策も行っておきましょう。しかしシステムを整えても、使う人が使い方を理解しないと利用はできません。そこで、簡単でよいのでマニュアルを作りましょう。特にオンラインに不慣れな方が多い職場では必須です。

ハラサワで導入したことによって得られた最大のメリットは入力による労働時間を減らせたことです。ミスも無くなり、それを修正する手間も無くなりました。また、展示会出展時には一度会社に戻る必要がありましたが、導入後は直帰することも可能になりました。勤怠データを可視化できたという点も見逃せません。特に残業が多い月など、個人個人でどのぐらい残業しているのかわからず、36協定違反ギリギリになりかねない場合もあります。しかしこのシステムを使っていれば各自で何時間残業しているのか一目でわかるためそのような事態も防げます。

ハラサワでは実行が困難ですが、テレワークにも利用可能です。近年では会社以外で仕事をする機会も増え、従業員の働き方の多様性に対して柔軟に対応する必要性が出てきています。それをサポートできるのは時代が求めたシステムと言えるでしょう。